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关于印发《南京市城建集团 公文处理办法》的通知
来源:南京市城市建设投资控股(集团)有限责任公司 | 发布时间:2015/4/15 11:41:52 | 浏览次数:

各部室、各成员企业:

    为进一步提高集团公文处理质量,确保各项工作的高效、有序运转,促进公文处理工作的规范化、制度化、科学化,根据《国家行政机关公文处理办法》和省、市有关实施意见,结合集团工作实际,特制定《南京市城建集团公文处理办法》。现将《南京市城建集团公文处理办法》印发给你们,请各部室认真遵照执行,请各成员企业据此制定本单位公文处理办法。
 
 
                                 
 
 
南京市城建集团公文处理办法
 
第一章  总  则
 
第一条  为使南京市城建集团(以下简称集团)的公文处理工作规范化、制度化、科学化,特制定本办法。
第二条  公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第三条  公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全。
第四条  公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保秘密事项的安全。
第五条  集团本部全体人员应当高度重视公文处理工作,模范遵守本办法。集团综合办公室负责集团本部公文运转,并指导成员企业的公文处理工作。各部室应指定专职人员负责公文处理工作。
  
第二章  公文种类
 
第六条  集团的公文种类主要有:
(一)决议
用于发布经集团董事会等会议讨论通过的重要决策事项。
(二)决定
用于对重要事项作出决策和安排,变更或撤销成员企业不适当的决定事项。
(三)意见
用于对重要问题提出见解和处理办法。
(四)通知
用于发布规章、措施、规定、任免干部、传达上级部门的指示、转发上级部门和无隶属关系单位的公文、批转成员企业的公文、发布要求成员企业办理和有关单位共同执行或周知的事项。
(五)通报
用于表彰先进、批评错误、传达集团领导重要讲话、传达集团重要会议精神、交流重要情况。
(六)通告
在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。
(七)报告
用于向上级单位汇报工作、反映情况、答复上级部门的询问。
(八)请示
用于向上级单位请求指示、批准。
(九)批复
用于答复成员企业的请示事项。
(十)规定
用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
(十一)办法、细则
用于对有关规定提出贯彻实施的方法或详细规则。
(十二)函
用于单位之间商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。
(十三)会议纪要
用于记载、传达会议主要精神和议定事项。
 
第三章  公文格式
 
第七条  公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。
(一)秘密文件应分别准确标明“绝密”、“机密”、“秘密”等密级和保密期限,其中,绝密”、“机密”级公文还应当标明份数和序号。
(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
(三)发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称;联合行文,主办单位排列在前。
(四)发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合行文,只标明主办单位发文字号。
(五)上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
(七)主送单位指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
(八)公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。
(九)公文除“会议纪要”外,应当加盖印章。联合上报的公文,由主办单位加盖印章;联合下发的公文,发文单位都应当加盖印章。
(十)成文日期以签发人签发的日期为准,联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。
(十一)公文如有附注(需要说明的其他事项),应当加括号标注。
(十二)公文应当标注主题词。上行文按照上级单位的要求标注主题词。
(十三)抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位,应当使用全称或者规范化简称、统称。
第八条  公文中各组成部分的标识规则,参照《国家行政机关公文格式》国家标准(GB/T  9704—2012)执行。
第九条 公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm ×297mm),左侧装订。
 
第四章  行文规则
第十条  行文应当确有必要,注重效用。
(一)凡属集团职权范围内可以解决或可与市其他单位协商解决的事项,不要请示上级单位。
(二)集团拟定的公文内容涉及市其他部门或单位职能范围内的问题,集团应当主动与有关部门或单位协商、会签,采用联合行文形式;上报的公文,如有关方面意见不一致,应当如实反映。
(三)集团向成员企业下发的重要行文,必要时应抄送上级管理部门或行业主管部门。
第十一条  行文应坚持党政分开的原则。行政公文不得向党的组织作指示、交任务。如公文内容涉及党的工作,应与党的组织联合行文。同时也不得以党组织名义向上级行政部门请示、报告。
第十二条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。对不符合规定和要求的越级行文,收文单位可不予办理,并予退回。
下列情形除外:
(一)向上级单位检举、控告的;
(二)根据规定或领导机关指定可以越级上报的(上报时加以说明);
(三)情况特殊、紧急,逐级上报会延误时机,遭致损失的(但上报时要抄送被越过的上级部门)。
第十三条  “请示”应当一文一事;一般只写一个主送单位,需要同时送其他单位的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级单位。“报告”中不得夹带请示事项。
第十四条   除上级单位领导直接交办的事项外,不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“报告”。如因上级单位领导交办或其他原因必须直接报送领导个人的,应说明理由,并通过综合办公室转报。
第十五条  集团行文主要包括以下几种:
(一)向上级请示、报告或向同级职能部门请示、问询的文件。由相关部室拟稿,综合办公室核稿,分管领导审核,集团主要领导签发,并由综合办公室统一登记、编号。发文代字以承办部室简称处理。如投资发展部为“投”字。
(二)向上级或同级单位部门回复的文件。包括督查件、批办件、询问函等的答复文件。此类文件由综合办公室督办,有关部室承办,按行文程序办理,并由综合办公室统一登记、编号。发文代字以承办部室简称处理。
(三)对下级的批复、批办类文件。批复文件和领导批办文件由各部室按行文程序办理,并由综合办公室统一登记、编号。发文代字以承办部室简称处理。
(四)对下级的通知类文件。除会议通知外,以集团名义下发的通知类文件按正式文件由各部室按行文程序办理,并由综合办公室统一登记、编号,发文代字以拟稿部室简称处理。以集团名义印发的会议通知,由各部室拟稿,报分管领导签发后印发。以部室名义发布的会议通知,由各部室自行安排。
(五)无主送单位、普发类的文件。主要包括会议纪要、通报、简报。
1、会议纪要。集团办公会等重要会议,由综合办公室拟稿、分管领导审核,主要负责人签发;专题会议,需出会议纪要的,由主持会议的领导指定承办部室拟稿并提出分送意见,综合办公室核稿,分管领导审核,主要负责人签发。会议纪要采用单独编号方法,由综合办公室纳入归档范围。 
2、通报。主要刊载集团领导重要讲话、重要会议精神。由综合办公室负责拟稿,分管领导审核,集团主要领导签发。采用单独编号方法,并纳入归档范围。
3、简报。一般为专项工作需要而出。由具体承办部室起草,综合办公室核稿,分管领导审核,主要负责人签发。
 
第五章  发文办理
 
第十六条  发文办理指以集团名义制发公文的过程,包括拟稿、送签、会签、核稿、签发、复核、缮印、用印、分发等程序。
第十七条  拟稿。公文的拟稿,应由熟悉该项工作和业务的专人负责,重要公文应由有关负责人主持起草,在适当范围内征求意见,经集体研究后定稿。草拟公文应遵守以下几点:
(一)符合国家的法律、法规,符合党和政府的方针、政策及有关规定。如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。
(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
(三)公文的文种应当根据行文目的、集团的职权和与主送单位的行文关系确定。
(四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
(六)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,
第三层为“1、”,第四层为“(1)”。
(七)应当使用国家法定计量单位。
(八)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称,在括号注明“以下简称xx”。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
(十)起草公文应用规定的拟稿纸。拟稿纸按公文格式和处理责任的需要,一般划分为密级、发文字号、紧急程度、标题、主题词、拟稿人、送签人、会签人、核稿人、签发人、附件、主送、抄送、印发时间、份数、打印人、校对人等栏目。
第十八条  送签。各部室负责人对本部室草拟的公文进行审核,并签署送签意见。
第十九条  会签。需要会签的文稿,主办部室应主动与有关部门和相关单位协商、会签。未按规定会签的文稿,应退回重办。
第二十条  核稿。为确保公文质量,公文送主要领导签发之前,应加强审核把关。包括综合办公室文字核稿和分管领导审核。审核文稿是一项重要的工作,应严格把关。审核的重点是:是否需要行文;是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定;提出的意见和办法是否切实可行,政策界限是否准确属实;文字表述、文件使用、公文格式、密级标引和处理程序等是否符合有关规定。
第二十一条  签发。以集团(集团党委)名义制发的文件,一般由集团董事长(党委书记)签发,或经董事长授权由总经理签发。根据授权,部分文件也可由分管领导签发。审批公文,主批人应明确签署意见、姓名和时间。其他审批人圈阅视为同意。
第二十二条  复核。公文签发后编号前,综合办公室应当进行复核,重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质修改的,应按程序复审。复核后综合办公室根据内容登记、编号。文件打印前,拟稿部室应对最后样稿进行认真校对,发现差错,及时纠正,签字后再交付打印。
第二十三条  缮印。经校对复核后的公文,由综合办公室按照统一的公文格式形成正式文本,主办部室按照份数印制。文件印制应做到文字清晰准确,格式规范,纸面整洁。
第二十四条  用印。由综合办公室负责用印。公文用印要端正、清晰,印章的下部边缘盖成文日期,并尽量使年、月、日露出。不符合行文规则、原稿未经签发、字迹模糊以及超出规定份数的公文不得盖印。除正式公文盖印外,原稿也应盖印,以示办结。
第二十五条  分发。公文应按注发范围分发。公文的发出,由主办部室负责,经过装封、编号、登记,并履行严格的传递、交接手续。上报公文可直接交综合办公室,通过市电子公文平台或交通站送达。紧急或领导有要求的,由主办部室派专人送达。传递秘密公文时,必须采取相应的保密措施,确保文件安全。 
第六章  收文办理
 
第二十六条  收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、承办、督办、办结等程序。
第二十七条  签收。公文由综合办公室机要秘书统一签收、拆封、编号。集团领导和工作人员代表集团外出参加会议带回的文件,应交由综合办公室办理登记或存档。
第二十八条  登记。收文应分类登记,对阅件、办件要作出标记。阅件指各种报告、抄件等;办件指需要办理的公文。办件一般报送3份;阅件,包括工作总结、演示文稿等一般报送1份,会议材料按要求报送。
第二十九条  审核。收到成员企业上报需要办理的公文,综合办公室应当进行审核。审核重点是:是否应由集团办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门或单位职权的事项是否已经协商;文种使用、公文格式是否规范。
第三十条  拟办。经审核,对符合本办法规定的公文,综合办公室应当及时提出拟办意见送集团领导审阅或传阅。
传阅范围较广的文件,经批准,可按规定翻印或组织传阅、传达。阅办件,有明确主管部室的,直接转该部室处理,并明确办理时限;需几个部门协商办理的,明确一个部门主办,并明确办理时限,由该部门会同有关部门办理;需紧急处理的公文,提出紧急程度,并明确办理时限。
公文送请领导审阅前,综合办公室应根据轻重缓急,认真筛选,以保证领导集中精力抓大事。呈批重要公文时,应提供简要的背景材料和有关文件。
第三十一条  承办。承办部室应当抓紧办理,不得延误、推诿(传阅文2个工作日内阅毕;批办件、请示件、督查件一般按照主办部室3个工作日、协办部室2个工作日的时间运转,5个工作日内办结,并通报办理结果;需调查论证或重大特殊事项以上级主管部门或有关领导要求的时限为准)。对不属本部室职权范围或不适宜由本部室办理的,应当迅速退回综合办公室并说明理由。属承办部室职权范围的事项,可直接答复来文单位,交办文件退回综合办公室。需由集团行文的,承办部门负责代拟文稿;需与有关部门会签的,会签后,连同原交办的文件退回综合办公室。各部室要定期检查承办情况,防止漏办或延误。
第三十二条  会办。集团领导批示或者交办的公文涉及两个以上部室时,由主办部室负责人与有关部门协同办理。
第三十三条  催办、督办。领导批示或者转有关部室办理的公文,综合办公室要负责催办、督办,做到紧急公文跟踪催办、督办,重要公文重点催办、督办,一般公文定期催办、督办。对下发的重要公文,应当及时了解和反馈执行情况。
第三十四条  办结。传阅件,凡应阅知的人员都已签署意见或圈阅的,视为办结;阅办件,凡按有关程序,符合下列情况之一的,视为办结:
(一) 已按集团领导批示认真承办,履行了处理程序并有结果的;
(二)上级单位公文,已通过行文或其他方式贯彻执行的;
(三)函件已经明确答复的;
(四)请示已作批复的。
第三十五条  反馈。集团成员企业应将集团重要来文的执行情况及时报告。集团发文部室要定期检查重要公文的贯彻落实情况。
    
第七章  公文管理
 
第三十六条  公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,退还综合办公室统一处理,及时整理(立卷)、归档。有归档和存查价值的公文,由综合办公室立卷留存。会议形成的文件、音像资料,由主办部室指定专人负责收集齐全,组卷归档。
部室合并时,全部公文应当随之合并管理。部室撤销时,需要归档的公文应及时整理立卷后按有关规定移交综合办公室。
工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。个人不得保存应当归档的公文。
第三十七条  各部室在公文运转过程中,各环节的公文底稿和其他说明公文形成过程的有关材料,要妥善保管,防止遗失。公文办结后,应及时将公文原稿、正本和有关材料按其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷,要保证档案的齐全、完整,正确反映本部室的主要工作情况,便于保管和利用。案卷应按有关规定,定期向档案室移交。个人不得保存应当归档的公文。
第三十八条  联合办理的公文,原件由主办单位整理(立卷)、归档,其他单位保存复制件或其他形式的公文副本。
第三十九条  归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期向市档案部门移交。
第四十条  综合办公室应建立健全借阅制度,既要有利于充分利用,又要保证档案的保密、完整和安全。
第四十一条  没有归档和存查价值的公文,经过鉴别和主要领导批准,可定期销毁。销毁秘密公文,应进行登记,有专人监销,保证不丢失、不漏销。
 
第八章  附  则
 
第四十二条  本办法自印发之日起施行,由集团综合办公室负责解释。集团原《关于印发〈南京市城建集团公文处理暂行办法〉的通知》(宁城办字[2004]176号)同时废止。
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
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